Zásady ochrany osobných údajov
Ochrana vášho súkromia je pre nás kľúčová. V tomto dokumente vám transparentne vysvetľujeme, aké osobné údaje zbierame, prečo tak robíme, komu ich môžeme sprístupniť a aké máte práva. Zásady sa vzťahujú na návštevníkov našej webovej stránky https://www.codecon.sk/, účastníkov podujatia, prednášajúcich a našich partnerov.
1. Kto sme a ako nás kontaktovať?
Z pohľadu legislatívy (GDPR a Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov ) vystupujeme ako Prevádzkovateľ osobných údajov.
- Obchodné meno: SLOVE s.r.o.
- IČO: 53777093
- Sídlo: Palárikova 3155/3, 811 05 Bratislav
- Kontaktný e-mail pre ochranu údajov: info@codecon.sk
2. Aké údaje spracúvame, prečo a ako dlho?
Vaše údaje už neuchovávame na dobu neurčitú. Zaviedli sme prísne retenčné lehoty, po uplynutí ktorých sú vaše osobné údaje bezpečne vymazané alebo anonymizované.
A. Účastníci konferencie
| Účel spracúvania | Aké údaje zbierame a nástroj | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
|
Registrácia na event a predaj vstupeniek |
Zbierame meno, priezvisko , e-mail , informáciu odkiaľ pochádzate a profesijné pozadie / senioritu. Registrácia prebieha cez plugin a externú platformu (napr. Inviton) |
Plnenie zmluvy |
3 roky po skončení eventu |
| Pravidelný Newsletter | Na základe voľby pri registrácii zasielame newsletter (cca každé 2 týždne). Používame nástroj GetResponse. | Súhlas | Do odvolania súhlasu |
| Fakturácia a spracovanie platieb | Pre účely úhrady registračného poplatku spracúvame fakturačné údaje a informácie o platbe. Platby sú procesované cez zabezpečené platobné brány. My ako organizátor nemáme prístup k vašim platobným údajom, prijímame iba informáciu o úspešnom zaplatení a údaje potrebné na vašu účasť. | Plnenie zmluvy | 3 roky po skončení eventu (evidencia zaplatených registrácii) |
| Prenos registrácie (vstupenky) | V prípade zmeny účastníka spracúvame údaje nového účastníka, ktoré nám pôvodný účastník poskytne na základe žiadosti o prenos. | Plnenie zmluvy | 3 roky po skončení eventu |
| Organizačná komunikácia | Účastníkom bez súhlasu na newsletter zasielame len organizačné info k eventu a programu. Používame nástroj GetResponse. | Plnenie zmluvy | 3 roky po skončení eventu |
| Eventová aplikácia | Ako náhradu papierového programu odporúčame aplikáciu Eventee. Vidíme v nej mená, maily a štatistiky aktivity používateľov. | Oprávnený záujem | Počas a krátko po evente |
| Spätná väzba a otázky | Počas eventu zbierame anonymné/poloanonymné otázky a hodnotenie prednášok cez Slido. Po evente zbierame meno , e-mail a pripomienky cez nástroj Formlets. Z dát vytvárame anonymizované marketingové reporty. | Oprávnený záujem | 1 rok (následne dáta anonymizujeme) |
| Fotografie a videá | Zaznamenávame priebeh eventu, účastníci môžu byť zachytení v dave, na prednáške či pri networkingu. Zverejňujeme ich na webe , sieťach , v newslettri a verejnej galérii Flickr na stiahnutie. | Oprávnený záujem | Do uplatnenia námietky |
B. Spíkri (Prednášajúci)
| Účel spracúvania | Aké údaje zbierame a nástroj | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Výber a registrácia | Údaje z prihlasovacieho formulára. Používame WPForms. Interne posudzujeme prihlášky. | Plnenie zmluvy | 3 roky po ročníku |
| Logistika a komunikácia | E-mail, telefón, SMS pre riešenie logistiky, technických požiadaviek a podkladov. | Plnenie zmluvy | 3 roky po ročníku |
| Propagácia konferencie | Meno, priezvisko , fotka , pozícia a anotácia prednášky. Zverejňujeme na webe , blogu , sieťach a v reklamách ako Meta/LinkedIn. | Súhlas | Do odvolania súhlasu |
| Záznamy prednášok | Záznam videa , audia a prezentácie pre zverejnenie na našom YouTube kanáli a webe. | Súhlas
|
Do odvolania súhlasu |
| Spätná väzba spíkra | Meno , e-mail a informácie o osobnom posune cez systém Formlets. Publikujeme vo forme recenzie. | Súhlas (na zverejnenie recenzie) |
Do odvolania súhlasu |
| Zdieľanie hodnotenia | Výsledné hodnotenie prednášky od účastníkov. Tieto reporty následne zdieľame s partnermi konferencie, ostatnými spíkrami a organizátormi. | Explicitný súhlas (na zdieľanie s tretími stranami) |
3 roky / do odvolania |
C. Partneri a Sponzori
| Účel spracúvania | Aké údaje zbierame | Právny základ | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Obchodná komunikácia | Meno, e-mail a telefón z kontaktného formulára na webe. Následne údaje pre vystavenie objednávky a faktúry. | Plnenie zmluvy / Zákonná povinnosť | 10 rokov (účtovné doklady) |
| Propagácia partnera | Fotografie a natáčanie partnerských stánkov, brandingu a zástupcov. Publikovanie na webe a sieťach. | Oprávnený záujem / Súhlas | Do uplatnenia námietky |
3. Technológie na webe, Sprostredkovatelia a prenos dát
Naša webstránka je prevádzkovaná na platforme WordPress. Prihlásenie na konferenciu a správu dát nerealizujeme len vo vlastnej réžii, ale využívame preverené služby tretích strán (tzv. sprostredkovateľov), s ktorými máme uzavreté zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
- Aplikácie pre organizáciu a feedback: Inviton (registrácia) , Eventee (mobilná aplikácia pre program a obsah) , Slido (hodnotenie počas eventu) , Formlets (post-event dotazníky) , WPForms (registrácia spíkrov).
- Analytika a marketing: Google Analytics (analýza návštevnosti), Google Tag Manager (tracking) , Meta Pixel (marketing) , GetResponse (newsletter) , YouTube (videá na webe).
- Správa Cookies: Cookies spravujeme prostredníctvom nástroja Complianz GDPR/CCPA Cookie Consent. Marketingové a analytické skripty (Google, Meta) sa na webe nespustia, kým nám na to neudelíte aktívny súhlas cez túto cookie lištu.
- Prenos do tretích krajín: Niektoré využívané služby (Google, Meta, Eventee) môžu prenášať dáta na servery do USA. Tieto prenosy sú však chránené a prebiehajú v súlade s GDPR prostredníctvom certifikácie v rámci Data Privacy Framework medzi EÚ a USA, prípadne cez Štandardné zmluvné doložky (SCC).
4. Požiadavka na poskytnutie údajov a automatizované rozhodovanie
Dobrovoľnosť a zmluvná požiadavka: Poskytnutie osobných údajov pri registrácii na event (pre účastníkov aj spíkrov) je požiadavkou potrebnou na uzavretie zmluvy o účasti. Ak nám tieto základné údaje neposkytnete, nebudeme vás môcť na konferenciu registrovať. Poskytnutie údajov na marketingové účely (newsletter, zverejnenie recenzie) je úplne dobrovoľné.
Automatizované rozhodovanie a profilovanie: Pri spracúvaní vašich osobných údajov nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo pre vás právne účinky alebo by vás inak významne ovplyvňovalo.
Bezpečnosť: Vaše údaje chránime primeranými technickými a organizačnými opatreniami. Komunikácia s webom je šifrovaná (HTTPS), prístup k dátam v systémoch (ako Inviton, GetResponse, WordPress) majú len poverené osoby a softvér pravidelne aktualizujeme.
5. Aké sú vaše práva?
Podľa nariadenia GDPR máte plnú kontrolu nad svojimi dátami.
Máte právo na:
- Prístup k údajom: Získať potvrdenie o tom, aké údaje o vás spracúvame.
- Opravu údajov: Požiadať o opravu, ak sú vaše údaje nepresné.
- Výmaz („právo na zabudnutie“): Ak údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali, alebo ak odvoláte súhlas.
- Obmedzenie spracúvania: Pozastavenie spracúvania v špecifických prípadoch (napr. počas overovania presnosti dát).
- Prenosnosť údajov: Získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom formáte.
- Namietanie: Namietať voči spracúvaniu založenom na našom oprávnenom záujme (napr. žiadosť o stiahnutie vašej fotografie z webu alebo reportu).
- Odvolanie súhlasu: Kde je spracúvanie založené na súhlase (napr. newsletter alebo použitie profilu spíkra v reklame), môžete ho kedykoľvek bezplatne odvolať.
Ak si chcete uplatniť akékoľvek z týchto práv, kontaktujte nás na e-maile info@codecon.sk
V prípade, že sa domnievate, že pri spracúvaní došlo k porušeniu vašich práv, máte možnosť podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (www.dataprotection.gov.sk).